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¿Cómo ofrecer pasantías remotas?

Ahora que el COVID ha impuesto el distanciamiento social y el tele-trabajo, se impone un nuevo escenario de futuro. Poder seguir trabajando con normalidad exige cambios en la organización y en la comunicación diaria que ayuden a incorporar a los perfiles más juniors (y más desorientados) dentro de tu organización y a darles un sitio relevante y de importancia en los procesos y flujos de trabajo.

A partir de nuestra experiencia como Centro de Prácticas Remoto y recopilando la experiencia como profesora en un entorno virtual como son las aulas de la UOC, he recopilado 5 consejos esenciales que ayuden a enfrentar esta nueva (y remota) realidad.

01. Organiza primero el trabajo de los demás

Cuando cuentas con un junior en plantilla, sabes que necesitarás una dosis extra de tiempo y de paciencia para que esa persona se integre a los procesos que manejáis en la empresa. Para que sus horas sean útiles y rentables es importante que tenga siempre, a primera hora, las indicaciones muy detalladas de qué debe hacer y que se espera de él o de ella.

02. Estructura el encargo y explícalo por fases

Este punto se parece mucho a educar niños (lo digo por experiencia). Vas mucho más rápido si lo haces tú que si les enseñas a hacerlo… es por eso que no les enseñas y vas haciendo. En este caso te enfrentas al mismo caso, es tan pesado el esfuerzo de explicar o de transmitir en remoto con medios digitales lo que esperas que hagan, que a veces optas por pasar tareas hiper sencillas con tal de no tener que explicar cómo se hace la rueda desde cero.

El secreto es que la explicación, por muy larga que sea, si la estructuras bien, solo deberás hacerla una vez. Lo ideal es que puedas pasar un tipo de trabajo voluminoso, de manera de rentabilizar tu tiempo de estructura y supervisión pero, si no tuvieras este tipo de encargos para pasar, entonces cíñete a pasar un tipo de encargo bastante similar de manera de que no necesites explicar todo de cero cada vez, lo que convertiría a la ayuda del estudiante en prácticas una carga que no podrías soportar.

03. Mantén la comunicación sintética y relevante, sin irte por las ramas

Aquí tienes que aplicar la economía y la síntesis en los mensajes, sobre todo el mail. Las instrucciones y los feedbacks deben mantenerse en extensiones que sean asumibles y no excesivas. Para ello te recomiendo que estructures en tu cabeza qué quieres transmitir y que lo traspases a una estructura de texto que se apoye en bullets, puntos y negritas.

04. Relee el mail antes de enviarlo y quita la paja

Solemos escribir mailes de manera reactiva y desordenada, como vomitando ideas. Esta es una práctica que hay que evitar cuando ofreces prácticas en remoto porque el otro está muy lejos, no tiene otros elementos de comunicación como el tono de voz, las expresiones faciales o la comunicación no verbal, de manera que es imprescindible que ciñas la comunicación a lo puramente imprescindible y funcional, sin irte por las ramas. Releer, corregir la estructura o mejorar la redacción y la forma de explicarte son prácticas muy útiles a la hora de gestionar trabajo a distancia. Toma el primer mail escrito reactivamente como un boceto, repásalo buscando la mejor forma de explicar tu idea y, sobre todo, quitando ruido y conceptos innecesarios. Mantente en lo esencial si lo que quieres es ver resultados potables.

05. Usa capturas de pantalla detalladas que señalen pasos

Las capturas de pantalla son herramientas muy útiles que te permiten enseñar los pasos que esperas se sigan para llegar a un resultado. Puedes organizar tus instrucciones por pasos y destacar estos pasos con capturas en donde señalas exactamente qué se ha de hacer y cómo. Se trata de que dejes pocas cosas en el aire y de que guíes a conciencia el resultado que esperas obtener de tu colaborador/a.

06. Da una muestra de lo que esperas

La tentación de “pasarle este marrón al becario” es tan grande que caemos en una actitud de desidia que luego se nos viene encima. Es muy cómodo creer que lo pasamos y que porque lo pasamos ya está entendido y, en un par de días, listo y bien hecho. Nada más alejado de la realidad y esto no lo explico por mi experiencia con las prácticas sino en las aulas de la UOC. La muestra inicial y el seguimiento constante son imprescindibles para que el output resultante se asemeje a lo que estamos esperando. Lleva tiempo pero da buenos resultados, como los hijos, cuanto más los guías, mejor se encaminan.

07. Agradece siempre y empodera

Ten en cuenta que esa persona se está dejando la piel y está dando todo para cumplir con tus expectativas. Aunque sospeches que no es así, siempre regala el beneficio de la duda antes de emitir un juicio negativo sobre alguien. Tu actitud mental frente a él o ella son vitales para que pueda dar lo mejor de sí. Es importante hacer hincapié en la actitud por encima del resultado ya que de alguna manera tu eres, en ese momento, una especie de maestro que marcará su camino en esa profesión. Elige qué tipo de maestro quieres ser y actúa en consecuencia. A mi me gusta siempre empoderar, agradecer y valorar lo positivo dando por sentado que lo negativo mejorará con el tiempo. Suelo conseguir altos niveles de compromiso y de implicación que redundan en que la pasantía sea enriquecedora para ambas partes.

 

Carina Stinga

Estrategia & Comunicación visual

Profesora UOC | Mentora BCN Activa

Ayudo a empresas, organizaciones y profesionales a tener una identidad visual adecuada que fomente una comunicación acertada y permita enamorar a su público.

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